案例

某单位干部张某临近退休之际，接到组织部门通知，其个人档案中缺失转正定级关键文件。为此，张某前往当地县档案馆申请查阅相关档案资料。档案馆工作人员王某接待后，通过计算机检索系统成功定位到张某的转正定级文件。但由于县档案馆仅完成档案目录级的数字化录入，尚未开展全文数字化扫描工作，需从库房调取实体案卷供查阅。

当日恰逢调阅大厅查档群众较多，而档案馆仅王某一名工作人员在岗。在忙碌中，王某将实体案卷交由张某自行操作复印。张某拿到案卷后，除按正常需求复印了本人的转正定级文件外，还擅自复印了案卷中一份关于李某某的处罚通知。此后，该份处罚通知因张某操作不慎被发布至某社会闲聊群，造成了不良社会影响。

县某单位、县档案局联合对此事进行了调查处理，对县档案馆的分管领导给予警告处分，对县档案馆档案管理员调离工作岗位、记过处分，对张某给予警告并罚款3000元，并向李某某赔礼道歉。

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案例剖析

此次档案信息泄露事件的发生，并非单一环节失误，而是多重管理漏洞叠加的结果。

1.管理职责缺位

县档案馆在仅有一名工作人员的情况下，未暂停或调整档案调阅服务，将实体案卷交由查档人自行复印，完全脱离管理人员监督，违反了档案利用需全程监管的基本原则。

2.制度执行松散

未严格落实档案调阅双人值守制度，对实体档案的借阅、复印环节缺乏规范流程，使得查档人有机可乘，擅自复印非本人所需的档案（李某某处罚通知）。

3.数字化进程滞后

仅完成目录级数字化，未实现全文数字化，导致纸质档案调阅频率高、风险点多，增加了实体档案失控的概率。

4.个人合规意识薄弱

查档人张某在获取档案查阅权后，超出合理需求擅自复制他人档案信息，并通过网络传播，直接违反《档案法》中“禁止擅自复制、公布国家所有档案”的规定。

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怎么办？

为杜绝类似事件再次发生，需从制度建设、人员管理、技术支撑等多维度构建安全防线，具体可落实为以下实践要求。

1.健全制度体系，筑牢管理根基

制定专项规章制度：明确档案调阅的申请条件、审批流程、利用范围、复印登记要求等，确保每一步操作都有章可循。

强化制度执行监督：建立定期检查机制，对调阅登记台账、监控录像、档案实体完整性等进行核查，对违规操作实行 “零容忍”，将制度约束转化为实际管理效能。

2.规范人员管理，落实岗位责任

严格值守制度：档案调阅场所必须保证不少于两名工作人员在岗，分别负责接待登记、案卷管理与监督复印等环节，形成岗位间的相互制约与协作。

明确人员职责边界：档案管理人员需全程把控案卷流转，查档人接触实体档案时不得脱离视线；对查档目的、身份信息严格核验，拒绝超范围查阅请求。

加强合规培训：定期对档案管理人员开展业务培训，强化“全程监管”意识；对查档人进行事前告知，明确档案利用的禁止性规定及法律责任。

3.强化过程管控，消除风险隐患

实体档案全程跟踪：实体案卷从库房调出到归还入库，需全程由管理人员经手，复印过程必须在监控下进行，严禁查档人单独接触案卷。

完善登记备案机制：对调阅档案的名称、页码、复印内容、查档人信息等进行详细登记，形成“调阅——复印——归还”的闭环记录，便于追溯责任。

配置安全防护设施：在调阅利用场所安装高清视频监控，覆盖案卷存放、复印、查阅等关键区域，监控录像至少保存3个月以上，作为责任认定的重要依据。

4.推进数字化转型，降低实体风险

加快全文数字化进程：优先对高频调阅、涉及民生的档案进行全文数字化扫描，实现线上查阅与授权复印，从源头减少纸质档案出库次数。

规范数字化档案管理：对数字化档案设置访问权限，实行“一人一账号”登录，记录查阅、下载操作日志，确保电子档案的安全利用与信息保密。

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法律警示

《中华人民共和国档案法》明确规定，擅自提供、抄录、复制、公布属于国家所有档案的，将面临警告、罚款等行政处罚；造成损失的，依法承担民事责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。案例中对相关责任人的处罚（分管领导警告、管理员调离记过、张某警告罚款），正是法律严肃性的体现。

档案安全无小事，每一份档案的背后都可能关联着个人权益、单位秘密甚至国家利益。只有将安全管理要求融入档案调阅利用的每一个细节，才能实现档案资源利用与安全保护的平衡，让档案在规范管理中发挥真正价值。